Fases de realización: Acta, Definición de plan de acción, Verificación y Archivado.
05
Acta (Informe)
Al final de la auditoria, el auditor:
● Termina el informe de auditoría definitivo.
● El plazo de difusión del informe no debe exceder del tiempo
pactado; en una auditoria de proceso, en interno; no debe superar una semana.
● El contenido del informe de auditoría debe ser fiel reflejo
de las conclusiones enunciadas en la reunión de síntesis.
● Debe de estar redactado de forma que no dé lugar a errores
de interpretación por los auditados; de esa forma podrán centrarse realmente a
realizar un plan de acción coherente con lo visto durante la auditoria.
● El informe de auditoría se basa en la rejilla utilizada
como base de la auditoría.
Normalmente;
cada piloto de resolución de un desvío recibe por correo electrónico, la
redacción de los desvíos que le afectan.
Como indicaba en el punto 03 Cotación (Puntuación); deben estar establecidas unas exigencias en cuanto al contenido del plan
de acción que debe recibir el auditor por parte de los auditados; en función de
la puntuación dada a cada criterio.
Cotación
/ Puntuación
|
Acción(es) curativa(s)
|
Identificación
de causa raiz
|
Acción(es) correctica(s)
|
Acción(es) transversales(s)
|
1
|
Presente
|
Opcional
|
Opcional
|
Opcional
|
2
|
Presente
|
Presente
|
Presente
|
Opcional
|
3
|
Inmediato
|
Presente
|
Presente
|
Presente
|
Leyenda:
· Opcional: significa que el plan de
acción definido y enviado al auditor no contiene este tipo de acción.
· Presente: el pan de acción definido, contiene
obligatoriamente este tipo de acción. El plazo de aplicación de este tipo de
acciones es fijado por el auditor en función del objetivo fijado en el Sistema
de Management de la Calidad de la Empresa.
· Inmediato: la acción debe de ser
definida y aplicada de forma inmediata para proteger al cliente.
Es evidente que estas exigencias
forman parte del Sistema de Management de la Calidad de la Empresa y por lo
tanto es ella la que debe definirla, si procede.
06
Definir los planes de acción
●
La función calidad de
cada sitio y en función de los definido en su Sistema de Mangement de la
Calidad; define sus objetivos en cuanto a tiempos de respuesta.
●
Cada acción conlleva un piloto
y un plazo de aplicación.
Ejemplo:
para un criterio cotado con 2, el auditor debe recibir un plan de acción con al
menos una acción curativa, una identificación de causas raíz y una acción
correctiva, en un plazo de x semanas.
Los criterios cotados con 3 deben ser objeto de una toma en
cuenta inmediata por el Jefe de fabricación concernido y especialmente de la
implantación de una protección cliente.
El auditor se asegura, lo antes posible, de la implantación de
la protección cliente (< 2 días) y del desencadenamiento del plan de acción.
●
Para la construcción y
el seguimiento de los planes de acción, los métodos de resolución de problemas
deben ser utilizados en interno, como por ejemplo el QC Story o el método “5 porqué”
o cualquiera que se haya considerado apropiado para realizar esta actividad.
07
Verificar y seguir los planes de acción
Los planes
de acción establecidos por cada piloto de resolución de los desvíos son
trasmitidos al auditor, que en el plazo determinado, valida la
pertinencia de las acciones en relación a los desvíos que formuló.
Envía por
escrito su opinión razonada a los pilotos.
En caso
de rechazo del plan
de acción por el auditor, un nuevo plan de acción deberá comunicarse en un
plazo convenido a partir de la fecha de recepción del rechazo del plan de
acción.
El
Jefe de fabricación se encarga de seguir el tratamiento de los desvíos de auditoría
de su perímetro.
Tras la recepción de la información de un
desvío corregido, el auditor procede a la verificación sobre el terreno del
tratamiento efectivo del desvío.
Entonces el
auditor cierra definitivamente el desvío en el sistema asegurándose de la
eficacia de las acciones implantadas e informa al auditado.
09 Archivo
El planning, informes y planes de
acción de las auditorias deben ser archivados
durante el tiempo indicado en el Sistema de Mangement de la Calidad por la función Calidad. ¡Atención! Al tiempo de archivado para auditorias que
implican temas relacionados con exigencias Reglamentarias y de Seguridad; cuyo
tratamiento y gestión debe ser más exquisito por su importancia con relación a
las exigencias y consecuencias hacia el Cliente.
