Etapas
Para finalizar el artículo relativo a
las auditorias de Procedimientos y después de haber comentado en la primera
parte del mismo, los apartados: Introducción;
Definiciones y Generalidades; quiero exponer este ultimo apartado desarrollando las etapas de la auditoria.
D.
Etapas.-
Como otro
tipo de auditorías, la auditoria de procedimientos responde a las mismas
etapas:
1. Preparación de la auditoria
2. Desarrollo de la auditoria
3. Deficiencias constatadas, validación
y recomendaciones
4. Redacción y difusión del informe
5. Plan de acción y seguimiento
6. Archivado.
1.
Preparación de la auditoria:
El Equipo de auditoría debe:
·
Informar
por escrito al responsable o responsables de la aplicación el procedimiento ya
su jerarquía, sobre los puntos siguientes: fecha de comienzo y duración; nombre
de los auditores; naturaleza y perímetro de la auditoria; fases de la auditoria
(preparación, recopilación de documentación, auditoria sobre el terreno,
conclusiones, informe, plan de acción,… y plazos.
·
Recuperar
un ejemplar del procedimiento a auditar y realizar una primera lectura del
mismo.
·
Organizar
una reunión preparatoria con el fin de: presentarse auditores y auditados;
fijar la modalidad práctica del examen sobre el terreno (lugares, días, horas,
personas a contactar,…); obtener las primeras precisiones después de la lectura
de la lectura del procedimiento.
·
Abrir
un “dossier de referencia” (procedimiento, normas de rango superior, otros
procedimientos asociados, documentación especifica, …
·
Negociar
el plazo para la presentación del plan de acciones correctivas.
2.
Desarrollo de la auditoria:
El objetivo es obtener pruebas e informaciones objetivas e
indiscutibles sobre el procedimiento, con el fin de poner en evidencia las
diferencias entre:
-
Lo
que se aplica y lo que está previsto (escrito)
-
Lo
que está previsto y lo que debería ser.
Así, una auditoria
comprende tres aspectos: LA FORMALIZACION; EL CONTENIDO Y LA APLICACIÓN.
FORMALIZACIÓN: verificación de que la estructura del procedimiento responde a las
exigencias del formato marco de “elaboración de procedimientos”, el cual debe
haber sido creado inicialmente por la Empresa (auditoria en sala).
CONTENIDO: verificar que lo que está escrito en el procedimiento es legible,
entendible y comprensible para el utilizador; que el contenido es coherente con
los objetivos de la Empresa y lo escrito permite alcanzar dichos objetivos y
por lo tanto será capaz de aplicar dicho contenido (auditoria en sala).
APLICACIÓN: verificar que sobre el terrero se está realizando aquello que está
escrito en el procedimiento, en términos de: tareas, etapas; medios necesarios;
documentación necesaria y responsabilidades y en el orden y modo que está
indicado en el mismo (auditoria sobre el terreno).
3. Deficiencias constatadas, validación
y recomendaciones:
Al finalizar la auditoría sobre el terreno y antes de
preparar el informe; el auditor debe reunirse con los auditados, para presentar
sus conclusiones: deficiencias constatadas y recomendaciones.
La presentación tiene por objetivos: asegurarse de la
exactitud de las deficiencias constatadas; permitir al auditado dar su opinión
sobre el resultado antes de la difusión del informe; tener en cuenta la opinión
del auditado, en el caso de un eventual desacuerdo y hacerla constar en el
informe final de la auditoria.
4.
Redacción y difusión del informe:
La redacción del informe es responsabilidad del auditor y
debe contener: fecha y firma del mismo; naturaleza y perímetro de la auditoria;
Estamento auditado; nombre de auditores y auditados; deficiencias constatadas y
recomendaciones; puntuación; conclusiones (aptitud del procedimiento a alcanzar
los objetivos, aplicabilidad, grado de aplicación,…) y lista de difusión.
La puntuación de la auditoria; debe de ser realizada para cuantificar
el nivel de calidad del procedimiento en cada uno de los tres aspectos
valorados en la auditoria: formalización, contenido y aplicación.
La puntuación puede ser. 0 respeto total de procedimiento; 1
a mejorar; 2 inaceptable y 3 inexistente. Esta puntuación debe aplicarse a los tres aspectos de la auditoria:
formalización, contendido y aplicación.
La difusión; normalmente, se realiza a los auditados y sus
jerarquía; al Cliente (si es el caso) de la auditoria y al responsable de
calidad.
5.
Plan de acción y seguimiento:
Los auditados establecen un plan de acción a partir de las
recomendaciones del informe de auditoría: acciones correctivas previstas;
responsables y plazo de aplicación.
El plan es trasmitido al auditor y cliente, dentro del plazo pactado
entre ambas partes.
Los destinatarios del informe deben asegurarse de la
aplicación real de las acciones previstas en el plan de acción.
El departamento de Calidad puede decidir la realización de
auditorías de seguimiento.
6. Archivado:
El Departamento de la Calidad, es el responsable. Al
finalizar cada auditoria, de la constitución y del archivado del dossier de
auditoría: Procedimiento auditado; informe de la auditoria; plan de acción y
resultado de las auditorias de seguimiento.
La duración del archivado; dependerá de la periodicidad de
las auditorias de seguimiento y de la importancia que la Empresa tenga definida
para la realización de dicho archivado.
¡Atención
especial! al archivado de las auditorias de procedimientos que tengas relación con la
Normativa y la Seguridad del Cliente.
Julio Antonio Rodríguez Martin
Quality Manager
e-mail: juliorodriguez55@hotmail.com
