1.- AUDITORIA DE PROCESOS (Preparación y Realización )

Fases de realización: Preparación y Realización

“La auditoria de procesos es un examen metódico y sistemático e independiente con vistas a determinar si el proceso de fabricación de un producto y las actividades que ello conllevan, satisfacen en materia de Calidad a las disposiciones preestablecidas y si éstas disposiciones son aplicadas de modo eficaz y son aptas para asegurar la conformidad del producto con relación a las especificaciones.

Las disposiciones preestablecidas son todas las disposiciones previstas a nivel de producto y de su proceso de fabricación para satisfacer al cliente y producir en condiciones de Calidad, Coste y Plazo óptimos”.

 Como está definido; para la realización de una auditoria de procesos; hay que utilizar un método de forma sistemática y eso se traduce en la realización consecutiva de las fases que paso a describir a continuación.

Todas son muy importantes; pero yo indicaría que la fundamental es la primera; la preparación. El resultado de la auditoría, estará en relación directa con esta primera fase.

Fases de realización:

01.- Preparación

02.- Realización

03.- Cotación  (Puntuación)

04.- Restitución

05.- Acta o Informe

06.- Definir los planes de acción

07.- Verificar y seguir los planes de acción

08.- Archivo

01 Preparación

El auditor contacta con el responsable del sector auditado con anterioridad a la auditoria y con un tiempo prudencial  antes del inicio de la auditoria con el fin de:

v  obtener la documentación necesaria antes de la auditoria,

v  confirmar el perímetro a auditar,

v  organizar una posible reunión preparatoria,

v  establecer y validar el planning y el plan de auditoría. Este último precisa el orden de las actividades a auditar.

Tras la obtención de los documentos, el auditor procede a un primer análisis con el fin de:

Ø  definir los riesgos y temas de auditoría a profundizar,

Ø  determinar la conformidad documental a los criterios de auditoría,

Ø  identificar los puestos que serán auditados en función de los riesgos presentidos.

La auditoria no se realiza sobre la totalidad de los puestos de la línea. Se realiza, sobre un mínimo de puestos, que pudieran ser del tipo siguiente:

• Un puesto que haya estado implicado en algún problema de calidad – queja cliente.
• Un puesto que contenga alguna característica de Reglamentación y/o Seguridad.
• Un puesto ligado a un plan de vigilancia o de control.

02 Realización
Conducir la reunión de apertura

•  El responsable del sector auditado, y cualquier otra persona solicitada por el auditor (mantenimiento, logística, Ingeniería, Calidad,) están presentes.

•  El auditor pilota la reunión.

•  El fin de la reunión de apertura es de:

                Presentar los objetivos y el campo de aplicación de la auditoria (extensión y límites),
                Presentar brevemente la metodología de la auditoria y los objetivos,
                Tratar con los participantes los posibles puntos a aclarar.

Pilotar la auditoria

•  La auditoria se basa en la recogida y la verificación de informaciones relativas al funcionamiento del proceso con relación a las disposiciones establecidas (Fichas de Instrucciones o Modos operatorios, Plan de Vigilancia, reglas, procedimientos,…).

•  Las informaciones son recogidas conversando con los auditados, a través de la observación de las actividades, la revisión de documentos, registros, resultados de los indicadores,…

•  El soporte de auditoría es la rejilla/referencial, en la cual se precisan los criterios a auditar y la guía de auditoría asociada (normalmente es la explicación de los criterios a auditar que facilitan el desarrollo de la auditoria al Equipo de auditoría).

     •  La auditoria se desarrolla respetando los horarios definidos en reunión de apertura.

•  Consta de una parte en sala y de una parte “terreno” (talleres, laboratorios,…).

Es obligado privilegiar la auditoria “terreno”.

Con el fin de establecer los resultados de su análisis objetivo, el auditor debe:

ü Evaluar las pruebas tangibles en relación a los temas identificados en la rejilla/documento de auditoría.

ü Verificar la aplicación de las disposiciones establecidas.

ü Identificar y cotar (puntuar) los desvíos respecto al referencial.

En próximos artículos iré describiendo el resto de fases de realización de la auditoria de procesos.