Fases de realización: Cotación o Puntuación y Restitución
03 Cotación
(Puntuación)
Durante la fase de realización de
la auditoria; se habrán identificado; tanto criterios buenos, como criterios
desviados de lo debería ser realizado en función de las exigencias.
Por todo ello; se debe realizar una
cotación o puntuación de lo visto; que permita jerarquizar y así mejor
discernir al auditado la continuidad a dar a la auditoria.
Una de las formas de jerarquizar la
situación vista de cada criterio puede ser el siguiente:
Cotación 0: estado del criterio es
SATISFACTORIO; eso quiere decir que el auditado ha tenido en cuenta el criterio
y realizado de forma correcta; por lo tanto no se ha encontrado desviación
alguna con relación a lo exigido en el dossier de referencia.
Cotación 1: estado del criterio es ACEPTABLE;
eso quiere decir que el auditado ha tenido en cuenta el criterio pero el
auditor encuentra pequeñas desviaciones con relación a las
exigencias del dossier de referencia.
Cotación 2: estado del criterio es
INSUFICIENTE; eso quiere decir que el auditado ha tenido en cuenta el criterio
pero el auditor encuentra desviaciones importantes con relación a
las exigencias del dossier de referencia; pero no afectan a la calidad del
producto final.
Cotación 3: estado del criterio es
INSATISFACTORIO; eso quiere decir que el auditado no ha tenido en cuenta el
criterio o parte del mismo y eso conlleva un riesgo importante de
tener incidencia sobre la calidad/conformidad del producto final.
Como resultado de esta cotación:
•
Los
desvíos encontrados durante la auditoria deben ser comunicados a los auditados
en el momento, especialmente los desvíos cotados con 3.
•
Estos desvíos cotados con 3 necesitan la
implantación de una protección cliente inmediata (hay que asegurar que el
producto con riesgo de no calidad, no llegará al cliente; al menos en esas
condiciones).
04
Restitución
● Preparar la reunión de restitución.
Al final de la auditoria, el auditor prepara una
síntesis que incluye:
- Los puntos fuertes
- Los desvíos identificados durante la auditoria, con su cotación provisional.
Un informe de auditoría provisional que será presentado
durante la reunión.
● Conducir la reunión de restitución.
El responsable auditado, los representantes de las funciones
soporte que hayan participado a la auditoria (Calidad, Mantenimiento,
Logística, Ingeniería,…) están presentes en esta reunión.
El objetivo de la reunión de síntesis es:
Ø Presentar y explicar las conclusiones
de auditoría en relación con las pruebas tangibles recogidas.
Ø Identificar la protección cliente en
caso de criterio cotado con 3.
Ø Tratar las posibles incomprensiones
con los auditados.
Ø Presentar les pasos a dar en función
de las conclusiones de la auditoria.
Ø Identificar a los pilotos de
resolución de cada desvío.
Ø Proponer las fechas previstas de
resolución de los desvíos; en función de ellas, se establecerá y fijará la auditoría de seguimiento.
Las
conclusiones presentadas en reunión de cierre deben ser representativas de las
comunicaciones efectuadas durante la realización de la auditoria y no deben de
ninguna manera constituir una sorpresa para los auditados. El auditor envía una
síntesis de los desvíos a los auditados.
En próximos artículos continuaré describiendo el resto de fases de realización de la auditoria de procesos.
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