ASEGURAMIENTO CALIDAD EN CAMBIOS DE ORGANIZACION

ASEGURAMIENTO CALIDAD EN CAMBIOS DE ORGANIZACION

En toda Entidad o Empresa, se tiene muy asumido y es práctica habitual que el Aseguramiento de la Calidad; así como, el aseguramiento medioambiental y las exigencias PRL; formen parte del cotidiano de dicha Empresa.

Los riesgos, aparecen cuando se producen cambios significativos de Organización y por ello es necesario definir un procedimiento o modos de funcionamiento que permitan evitar las crisis de no calidad engendradas por esos cambios y asegurar el poder alcanzar las exigencia y compromisos de calidad.

 

DEFINICION:

§  Se entiende por cambio importante de Organización; a aquellos movimientos importantes de personal, cambios importantes en la estructuración de los puestos de trabajo; estos pueden ser por ejemplo:

• Supresión de un Equipo de trabajo.
• Implantación de Equipos de trabajo suplementarios.
• Cambio importante en la cadencia de fabricación.
• Producción en períodos “no habituales”, con durante periodos de vacaciones de verano.
• …..

Factores a tener en cuenta para su implantación:

• Todas las Áreas/Departamentos de la Entidad o Empresa están implicados.

§  Todas las Áreas/Departamentos de la Entidad o Empresa deben identificarlos riesgos que consideran puedan afectarles e implantar un plan reforzado que asegure la no generación de no calidad; todo ello si lo consideran necesario.

§  Será el Área/Departamento de Calidad de la Entidad o Empresa; quien considere la necesidad o no de aplicar el procedimiento o modos de funcionamiento extraordinarios de aseguramiento de la calidad.

§  Creación, por cada Área implicada en el cambio, de un Tablero de Bordo con los indicadores necesarios que permita la realización del seguimiento de implantación de dicho aseguramiento y el plan de seguimiento en tiempo real de dicho Tablero de Bordo.

§  El procedimiento o normas formalizadas para el aseguramiento de la calidad en los cambios importantes de la Organización; no sustituyen a los procedimientos o normas existentes para el aseguramiento de la calidad en cotidiano; refuerzas en todo caso las existentes y se utilizan durante el tiempo que se considere necesario hasta poder ser aplicado lo previsto en el aseguramiento cotidiano.

§  Será el Área de Calidad el responsable de validar la supresión de dicho plan en función de los resultados de Calidad.

§  Finalizado el período de aplicación del plan de Aseguramiento de la Calidad por el cambio de Organización; siempre deberá realizarse un balance y capitalización de dicha acción, que permita:

Ø  Identificar las dificultades encontradas durante todo el proceso.

Ø  Capitalizar las buenas prácticas.

 

 

Considero que esta herramienta de la Calidad tiene una gran fuerza para el logro del mantenimiento de las exigencias y objetivos frente al Cliente y la no pérdida de la calidad y que puede ser aplicable en otros Sistemas aplicados en la Entidad o Empresa como son el Medioambiente y/o el PRL y para cualquier sector empesarial.

 

 

Para saber más:

Julio Antonio Rodriguez Martin

Quality Manager

Juliorodriguez55@hotmail.com

MANAGEMENT VISUAL

Management visual:

Herramienta de la Calidad que puede ser aplicada / implantada dentro de diferentes contextos en una Empresa; por ejemplo:

 

• Principios directores establecidos por la Dirección.
• Heterogeneidad en la trasmisión de las informaciones.
• Aumentar o mejorar la madurez de la Organización.
• Fortalecer la Identidad de marca.

DEFINICION:

 

• Disponer de un soporte de comunicación managerial destinado al Personal de la Empresa, a todos los niveles jerárquicos de la misma; al servicio de los resultados Calidad, Coste Plazo; Medioambiente y Recursos Humanos.

Es evidente; que la información fluye y es más conocida a medida que se asciende en el escalafón jerárquico y que el managment visual, va dirigido o encaminado a que la información antes citada llegue incluso a los niveles más bajos de la Organización; es decir, a nivel de Operarios.

Problemas a tener en cuenta para su implantación:

• Falta de superficie.
• Falta de tiempo para actualización.
• Falta de principios generales para la puesta en marcha de un management visual.
 

Factores a tener en cuenta para su implantación:

 

• Definir claramente los  niveles de aplicación; por ejemplo :Taller, Departamento, Fábrica
• Dotar a los diferentes niveles de implantación de los útiles, reglas, buenas prácticas o principios que permitan:
• La optimización de su management visual.
• La armonización de las prácticas de comunicación visual en el seno de los diferentes niveles de la Empresa.
• Poner a disposición de los diferentes niveles unos soportes de animación que contribuyan a hacer ver y comprender por parte de toda la Organización, el sentido de los diferentes objetivos marcados.

¿QUE PRETENDE EL MANAGEMENT VISUAL?

Hacer saber

• Hacer visibles los objetivos y resultados con un solo golpe de vista.

Hacer comprender

• Comprender las desviaciones y las causas de los problemas.

Hacer adhesión

• Situar la contribución de cada nivel al resultado de la Fábrica.

Hacer reaccionar

• Inducir a acciones para progresar.

¿QUE INFORMACIONES DEBEN VISUALIZARSE PARA SU ANIMACIÓN?

Se puede articula en torno a varios temas principales:

• Seguimiento del resultado mensual de cada nivel: hacer destacar los puntos fuertes y los puntos a trabajar.
• Relación entre los resultados de los diferentes niveles; se debe destacar los resultados comparativos a nivel de PRL.
• Actualidades del dia a dia relevantes.
• Seguimiento diario de las acciones de progreso: visualizar el estado de avance y su conformidad con los objetivos marcados inicialmente (principios de año, por ejemplo).
•  Informaciones concernientes a cada nivel y la vida de la Fábrica: no olvidar el dar a conocer las diferentes Políticas de la Fábrica; por ejemplo la de Calidad, medioambiente y Seguridad.

 

 

Considero que esta herramienta de la Calidad tiene una gran fuerza para el logro de la adhesión e implicación de todo el Personal que compone la Empresa.

 

 

 

Para saber más:
Julio Antonio Rodríguez Martin
Quality Manager
e-mail: juliorodirguez55@hotmail.com

 

 

2.- Auditoria de Procedimientos de la Calidad: Etapas

Etapas

Para finalizar el artículo relativo a las auditorias de Procedimientos y después de haber comentado en la primera parte del mismo, los apartados: Introducción; Definiciones y Generalidades; quiero exponer este ultimo apartado desarrollando las etapas de la auditoria.

D.   Etapas.-

Como otro tipo de auditorías, la auditoria de procedimientos responde a las mismas etapas:

1.      Preparación de la auditoria

2.      Desarrollo de la auditoria

3.      Deficiencias constatadas, validación y recomendaciones

4.      Redacción y difusión del informe

5.      Plan de acción y seguimiento

6.      Archivado.

1.      Preparación de la auditoria:

El Equipo de auditoría debe:

·         Informar por escrito al responsable o responsables de la aplicación el procedimiento ya su jerarquía, sobre los puntos siguientes: fecha de comienzo y duración; nombre de los auditores; naturaleza y perímetro de la auditoria; fases de la auditoria (preparación, recopilación de documentación, auditoria sobre el terreno, conclusiones, informe, plan de acción,… y plazos.

·         Recuperar un ejemplar del procedimiento a auditar y realizar una primera lectura del mismo.

·         Organizar una reunión preparatoria con el fin de: presentarse auditores y auditados; fijar la modalidad práctica del examen sobre el terreno (lugares, días, horas, personas a contactar,…); obtener las primeras precisiones después de la lectura de la lectura del procedimiento.

·         Abrir un “dossier de referencia” (procedimiento, normas de rango superior, otros procedimientos asociados, documentación especifica, …

·         Negociar el plazo para la presentación del plan de acciones correctivas.

2.      Desarrollo de la auditoria:

El objetivo es obtener pruebas e informaciones objetivas e indiscutibles sobre el procedimiento, con el fin de poner en evidencia las diferencias entre:

-          Lo que se aplica y lo que está previsto (escrito)

-          Lo que está previsto y lo que debería ser.

Así, una auditoria comprende tres aspectos: LA FORMALIZACION; EL CONTENIDO Y LA APLICACIÓN.

FORMALIZACIÓN: verificación de que la estructura del procedimiento responde a las exigencias del formato marco de “elaboración de procedimientos”, el cual debe haber sido creado inicialmente por la Empresa (auditoria en sala).

CONTENIDO: verificar que lo que está escrito en el procedimiento es legible, entendible y comprensible para el utilizador; que el contenido es coherente con los objetivos de la Empresa y lo escrito permite alcanzar dichos objetivos y por lo tanto será capaz de aplicar dicho contenido (auditoria en sala).

APLICACIÓN: verificar que sobre el terrero se está realizando aquello que está escrito en el procedimiento, en términos de: tareas, etapas; medios necesarios; documentación necesaria y responsabilidades y en el orden y modo que está indicado en el mismo (auditoria sobre el terreno).

3.      Deficiencias constatadas, validación y recomendaciones:

Al finalizar la auditoría sobre el terreno y antes de preparar el informe; el auditor debe reunirse con los auditados, para presentar sus conclusiones: deficiencias constatadas y recomendaciones.

La presentación tiene por objetivos: asegurarse de la exactitud de las deficiencias constatadas; permitir al auditado dar su opinión sobre el resultado antes de la difusión del informe; tener en cuenta la opinión del auditado, en el caso de un eventual desacuerdo y hacerla constar en el informe final de la auditoria.

4.      Redacción y difusión del informe:

La redacción del informe es responsabilidad del auditor y debe contener: fecha y firma del mismo; naturaleza y perímetro de la auditoria; Estamento auditado; nombre de auditores y auditados; deficiencias constatadas y recomendaciones; puntuación; conclusiones (aptitud del procedimiento a alcanzar los objetivos, aplicabilidad, grado de aplicación,…) y lista de difusión.

La puntuación de la auditoria; debe de ser realizada para cuantificar el nivel de calidad del procedimiento en cada uno de los tres aspectos valorados en la auditoria: formalización, contenido y aplicación.

La puntuación puede ser. 0 respeto total de procedimiento; 1 a mejorar; 2 inaceptable y 3 inexistente. Esta puntuación debe aplicarse  a los tres aspectos de la auditoria: formalización, contendido y aplicación.

La difusión; normalmente, se realiza a los auditados y sus jerarquía; al Cliente (si es el caso) de la auditoria y al responsable de calidad.

5.      Plan de acción y seguimiento:

Los auditados establecen un plan de acción a partir de las recomendaciones del informe de auditoría: acciones correctivas previstas; responsables y plazo de aplicación.

El plan es trasmitido al auditor y cliente, dentro del plazo pactado entre ambas partes.

Los destinatarios del informe deben asegurarse de la aplicación real de las acciones previstas en el plan de acción.

El departamento de Calidad puede decidir la realización de auditorías de seguimiento.

6.      Archivado:

El Departamento de la Calidad, es el responsable. Al finalizar cada auditoria, de la constitución y del archivado del dossier de auditoría: Procedimiento auditado; informe de la auditoria; plan de acción y resultado de las auditorias de seguimiento.

La duración del archivado; dependerá de la periodicidad de las auditorias de seguimiento y de la importancia que la Empresa tenga definida para la realización de dicho archivado.

 ¡Atención especial! al archivado de las auditorias de procedimientos que tengas relación con la Normativa y la Seguridad del Cliente.

 

 

 

 

Para saber más; contactar con:
Julio Antonio Rodríguez Martin
Quality Manager
e-mail: juliorodriguez55@hotmail.com

 

 

 

1.- Auditoria de Procedimientos de la Calidad:Introducción; Definiciones y Generalidades

Introducción; Definiciones y Generalidades

Como contenido de este articulo; quiero exponer varios apartados que considero fundamentales para la correcta y eficaz realización de estas auditorías que considero fundamentales para el progreso continuo de la Calidad en la Empresa:

A.      Introducción.

B.      Definiciones.

C.      Generalidades.

D.     Etapas.

A.   Introducción.

 “Todas las Empresas necesitan reglas comunes de funcionamiento, indispensables para asegurar la comunicación, la repartición de responsabilidades, la coherencia de las acciones y las medida de resultados”.

Cuanto más grande sea la Empresa, más precisas deben ser esas reglas y con mayor rigor deben ser respetadas.

La formalización de procedimientos es la oportunidad de mejorar los procesos existentes, de simplificarlos, de hacerlos más fiables y de contribuir de esta forma a alcanzar los objetivos de Calidad.

Es una condición necesaria para el dominio de los procesos de una forma económica y una de las mejores maneras de capitalizar y transmitir el saber-hacer de la Empresa.

B.   Definiciones:

Procedimientos de Calidad: manera específica de llevar a cabo una actividad con influencia sobre la calidad; y deben contemplar: el objetivo y campo de aplicación de la actividad descrita; lo que debe ser hecho y quién lo debe de hacer; cuando, donde y como debe ser hecho; como dominarlo y como guardar los resultados y los medios y documentos que deben ser utilizados.

¿Dónde se posicionan los procedimientos?:

Utilidad	Tipo de Documento	Entorno
Descripción del Sistema de Calidad	1º.- Manual de Calidad	Organización general de la Empresa
Descripción de las actividades necesarias para implantar los elementos del Sistema de Calidad	2º.- Procedimientos del Sistema de la Calidad
Documentos de trabajo detallados	3º.- Instrucciones de trabajo	Organización en torno a los productos y los procesos
	4º.- Registros e informes relativos de la calidad

Auditoria de Calidad:

Examen metódico e independiente con doble objetivo:

a) si las actividades llevadas a cabo y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones descritas en el procedimiento

b) si las citadas disposiciones permiten alcanzar los objetivos definidos en el procedimiento (los cuales deben ser coherentes con los objetivos de la Empresa).

C.   Generalidades.-

Podemos hacernos varias preguntas:

v  ¿Quién audita los procedimientos de calidad?

v  ¿Quién participa en la auditoria de procedimientos?

v  ¿Quién programa las auditorias de procedimientos?

v  ¿Cuáles son las consecuencias de una auditoria?

 

v  ¿Quién audita los procedimientos de calidad?

Varios estamentos pueden ser los auditores; dependerá de la Política de Calidad y estructura de la Empresa; puede:

Ø  La Dirección de la Empresa, con carácter general y sobre cualquier procedimiento de la Empresa.

Ø  El Departamento de Calidad de la Fábrica; sobre los procedimientos que rigen en dicha fábrica.

Ø  Por delegación de las entidades anteriores: toda persona/estamento estimado competente y garante de los principios de auditoría.

v  ¿Quién participa en la auditoria de procedimientos?

1.      Auditores cualificados; al ser auditores internos; cada Empresa debe establecer sus propias reglas de cualificación: experiencia en un sector operacional; conocimiento de los útiles y técnicas de la Calidad; formación en los principios básicos de la auditoria de procedimientos; participación como observador en varias auditorias; pilotaje de cierta cantidad de auditorías;…

2.      Auditados; personas responsables de la aplicación del procedimiento y su jerarquía. Su responsabilidad: poner a disposición del auditor todos los medios, documentos e informaciones necesarias para el buen desarrollo de la auditoria y definir, posteriormente y aplicar, un plan de acción correctiva a partir de las conclusiones/recomendaciones emitidas en el informe de auditoría.

v  ¿Quién programa las auditorias de procedimientos?

Buscando la eficacia de la auditoria; las auditorias deben realizarse sobre procedimientos en aplicación definitiva.

Es el departamento de la Calidad, quien debe construir un planning de auditorias anual de procedimientos; el calendario debe ser fijado con el acuerdo de los responsables de la aplicación de cada procedimiento.

Es evidente; que la frecuencia de realización de las auditorias de procedimientos, estarán determinadas por determinadas circunstancias:

Ø   Los riesgos que se corren en caso de no respeto del procedimiento;

Ø   Los resultados de las auditorias precedentes;

Ø  Modificaciones importantes en la gestión y en la organización del Sistema de la Calidad.

v  ¿Cuáles son las consecuencias de una auditoria?

Fundamentalmente son dos:

-          Recomendar una mejor utilización del procedimiento auditado

-          Modificar el procedimiento con el fin de que responda mejor a los objetivos que debe alcanzar.

En la segunda parte del articulo, describiré las Etapas para realizar la auditoria.




Para saber más:
Julio Antonio Rodríguez Martin
Quality Manager
e-mail: juliorodriguez55@hotmail.com